"Les 10 erreurs à éviter dans un mail professionnel"

Un petit résumé de l'article de Céline Chaudeau (Cadremploi.fr du 18 mars 2013) qui propose un mémo pour rendre sa communication plus efficace - ça marche aussi pour la correspondance privée !

Les 10 erreurs à éviter dans un mail professionnel

  Bâcler l'objet du message

« Plus votre interlocuteur est occupé, plus il vous lira vite, explique Christian Malécot, formateur et consultant associé au cabinet Axessio. Mal ou ne pas remplir la case « objet » est une grosse erreur. » Pour vous faire remarquer, choisir un ou deux mots-clés incitatifs et informatifs.

  Rater votre entrée

« Je recommanderais plutôt un simple, mais poli, « Cher monsieur/ madame » quand on ne connaît pas bien son interlocuteur, ramené à son simple prénom quand il s’agit d’une personne plus proche. »

  Laisser des fautes

« Une faute de frappe passe. Une grossière erreur grammaticale, moins. »
Pourquoi ne pas rédiger vos mails sous Word ? Même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup…

- Ne pas maîtriser le champ « Cci »

Dans les mails collectifs, « il est aujourd’hui impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Ecrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe d’une grave légèreté… »

  Se tromper de destinataire

« Ce sont des erreurs que l’on vous pardonnera vite. A condition d’envoyer très vite un petit mot d’excuse derrière. »

  La ponctuation excessive

« Des points d’exclamation à outrance, par exemple, peuvent être interprétés comme un signe d’agressivité. On ne sait pas toujours comment le ton du mail sera compris. »

  Le smiley qui tue

Sans être proscrit, le « smiley » reste réservé à des collègues proches. « On se permet souvent, par mail, une familiarité qu’on ne s’autoriserait jamais dans la vie. » Et « mieux vaut bannir les abréviations pour sortir du lot ! »

  Les mails « pavés »

« Les lignes trop longues fatiguent l’œil. De même, il faut penser à aérer son message : sauter des lignes et écrire des phrases courtes pour le rendre plus lisible. »

  La formule de politesse finale qui fait flop

« Personnellement, je trouve le « Cordialement » un peu sec. Avec « Bien à vous » ou « Bien à toi », on se trompe rarement. »

  Et rater sa sortie !

« On ne pense pas toujours à configurer sa « signature » sur son ordinateur, conclut Christian Malécot. Or cette carte de visite reste un gage de professionnalisme. Ne serait-ce que pour rappeler un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre… »

Céline Chaudeau © Cadremploi.fr
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